사람이 하던 순서를, 프로그램에 한 번 가르치는 것.
자동화는 손으로 반복하던 일을 프로그램이 대신 하게 만드는 것입니다.
새 직원에게 일하는 순서를 한 번 알려 주면 그 뒤로는 매번 같은 순서로, 제시간에, 지치지 않고 해 주는 것과 같습니다.
규칙을 정하고 결과를 확인하는 것은 사람이, 반복되는 부분은 프로그램이 맡습니다.
이런 일이 자동화됩니다.
내 업무와 비슷한 예시를 찾아보세요. 지금 하는 방식과, 자동화한 뒤의 모습을 나란히 보여 드립니다.
엑셀·스프레드시트 정리
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지금 · 여러 지점에서 받은 엑셀 파일을 하나로 합친다
자동화 후 · 폴더에 파일을 넣으면 자동으로 하나의 시트로 합쳐진다
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지금 · 날짜·이름·단위 형식이 제각각이라 하나씩 고친다
자동화 후 · 정해진 형식으로 한 번에 정리된다
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지금 · 중복된 고객·주문 데이터를 눈으로 찾아 지운다
자동화 후 · 중복이 자동으로 표시되거나 제거된다
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지금 · 매주 같은 표를 복사해서 새 파일로 만든다
자동화 후 · 정해진 요일에 새 파일이 자동으로 생성된다
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지금 · 숫자가 맞는지 여러 시트를 대조한다
자동화 후 · 시트 간 차이가 자동으로 표시된다
이메일·메신저·알림
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지금 · 고객 한 명씩 안내 메일을 직접 보낸다
자동화 후 · 명단과 양식으로 개인별 메일이 자동 발송된다
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지금 · 문의 메일을 읽고 분류해서 담당자에게 전달한다
자동화 후 · 키워드에 따라 자동 분류·전달된다
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지금 · 결제 기한, 마감일을 기억해서 알려 준다
자동화 후 · 기한 전에 자동으로 알림이 간다
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지금 · 새 문의가 오면 확인하려고 계속 메일함을 연다
자동화 후 · 새 문의가 오면 메신저로 바로 알림이 온다
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지금 · 휴일·부재 공지를 하나씩 보낸다
자동화 후 · 자동 답장과 예약 발송으로 처리된다
문서·보고서·양식
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지금 · 견적서·계약서를 매번 새로 작성한다
자동화 후 · 입력한 정보로 문서가 자동 완성된다
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지금 · 월간 보고서를 표와 그래프로 직접 만든다
자동화 후 · 데이터를 모으면 보고서가 자동으로 만들어진다
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지금 · 영수증·명세서를 열어 숫자를 손으로 입력한다
자동화 후 · 파일에서 필요한 정보가 자동으로 입력된다
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지금 · 문서를 PDF로 바꾸고 이름을 붙여 저장한다
자동화 후 · 한 번에 변환되고 규칙대로 저장된다
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지금 · 설문·신청서 내용을 문서로 옮긴다
자동화 후 · 제출된 내용이 정해진 양식으로 바로 정리된다
웹사이트·온라인 정보 모으기
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지금 · 경쟁사 가격이나 상품 정보를 매일 확인한다
자동화 후 · 정해진 시간에 정보를 모아 표로 정리한다
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지금 · 여러 사이트의 공지·입찰·채용 정보를 일일이 본다
자동화 후 · 새 글만 골라 알림으로 받는다
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지금 · 쇼핑몰 상품 정보를 복사해 다른 곳에 등록한다
자동화 후 · 정보가 자동으로 옮겨져 등록된다
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지금 · 웹사이트에 입력하는 반복 작업이 많다
자동화 후 · 정해진 입력과 클릭을 프로그램이 대신 한다
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지금 · 구글 지도·리뷰의 변화를 확인한다
자동화 후 · 새 리뷰와 변화가 모여 알림으로 전달된다
예시 더 보기
주문·고객·재고 관리
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지금 · 여러 쇼핑몰 주문을 하나씩 확인해 엑셀에 입력한다
자동화 후 · 주문이 자동으로 한곳에 모인다
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지금 · 주문이 들어오면 재고를 직접 줄인다
자동화 후 · 주문과 재고가 자동으로 맞춰진다
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지금 · 배송 정보를 택배 양식에 다시 입력한다
자동화 후 · 양식으로 한 번에 변환된다
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지금 · 고객 정보가 메신저·엑셀·수첩에 흩어져 있다
자동화 후 · 한곳에 모이고 중복이 정리된다
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지금 · 재구매 안내를 대상자를 찾아 직접 보낸다
자동화 후 · 조건에 맞는 고객에게 자동으로 안내된다
정산·회계·재무
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지금 · 카드·통장 내역을 항목별로 나누어 입력한다
자동화 후 · 규칙에 따라 자동으로 분류된다
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지금 · 세금계산서·영수증을 모아서 정리한다
자동화 후 · 파일이 모이고 이름·날짜가 자동 정리된다
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지금 · 월말 정산표를 직접 만든다
자동화 후 · 데이터로 정산표가 자동으로 계산된다
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지금 · 미수금을 확인하고 하나씩 연락한다
자동화 후 · 미수금 목록과 안내가 자동으로 만들어진다
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지금 · 거래처별 입금 확인을 대조한다
자동화 후 · 입금 내역과 청구 내역이 자동으로 대조된다
파일·폴더 정리
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지금 · 다운로드 폴더에 파일이 쌓여 찾기가 어렵다
자동화 후 · 종류·날짜별로 자동 분류된다
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지금 · 파일 이름을 하나씩 바꾼다
자동화 후 · 규칙에 따라 이름이 한 번에 바뀐다
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지금 · 사진 크기를 줄이고 형식을 바꾼다
자동화 후 · 폴더의 모든 사진이 한 번에 변환된다
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지금 · 중요한 파일을 수동으로 백업한다
자동화 후 · 정해진 시간에 자동으로 백업된다
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지금 · 오래된 파일을 찾아 정리한다
자동화 후 · 기준에 맞는 파일이 자동으로 정리된다
마케팅·SNS·콘텐츠
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지금 · 같은 글을 여러 채널에 따로 올린다
자동화 후 · 한 번 작성해 예약된 시간에 함께 게시된다
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지금 · 게시물 반응과 방문자 수를 모아서 본다
자동화 후 · 지표가 모여 정기 보고서로 정리된다
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지금 · 이벤트 참여자 명단을 정리해 추첨한다
자동화 후 · 조건에 맞는 참여자가 정리되어 추첨된다
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지금 · 뉴스레터 대상자를 수동으로 고른다
자동화 후 · 조건에 맞는 대상에게 자동 발송된다
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지금 · 상품 사진에 이름·로고를 하나씩 넣는다
자동화 후 · 일괄 편집으로 한 번에 처리된다
인사·총무·학습
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지금 · 출퇴근·근무 시간을 모아서 계산한다
자동화 후 · 기록이 자동으로 합산되고 정리된다
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지금 · 회의실·비품 사용 신청을 메신저로 받는다
자동화 후 · 신청과 확인이 한곳에서 처리된다
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지금 · 교육 일정과 출석을 표로 관리한다
자동화 후 · 일정 알림과 출석 정리가 자동화된다
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지금 · 신입 입사 서류 안내를 일일이 보낸다
자동화 후 · 단계별 안내가 자동으로 발송된다
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지금 · 시험 결과를 입력해 성적표를 만든다
자동화 후 · 입력된 점수로 성적표가 자동으로 만들어진다
시스템 연동
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지금 · 한 프로그램의 정보를 다른 프로그램에 옮겨 적는다
자동화 후 · 두 프로그램이 서로 정보를 주고받는다
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지금 · 설문·결제 정보를 사람이 옮겨 정리한다
자동화 후 · 제출되면 스프레드시트와 알림에 자동 반영된다
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지금 · 매일 하는 점검을 직접 열어 확인한다
자동화 후 · 점검 결과가 정해진 시간에 보고된다
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지금 · 오류가 생겨야 문제를 알게 된다
자동화 후 · 이상이 생기면 바로 알림이 온다
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지금 · 웹사이트 문의를 고객 관리 표에 옮긴다
자동화 후 · 문의가 자동으로 고객 목록에 등록된다
위 예시는 이런 종류의 작업을 자동화할 수 있다는 설명입니다. 개별 업무는 사용하는 프로그램, 데이터 형식, 보안 조건에 따라 가능 범위와 방식이 달라지므로, 문의 주시면 먼저 가능한지 확인해 안내해 드립니다.
자동화하기 좋은 일의 특징
- 정해진 순서와 규칙이 있다
- 매일·매주·매월 반복된다
- 복사·붙여넣기와 확인이 많다
- 실수하면 다시 해야 한다
- 사람이 하기에는 지루하고 시간이 오래 걸린다
상황에 맞는 형태로 만듭니다.
업무와 사용하는 프로그램에 따라 알맞은 형태가 달라집니다. 상담 후 제안해 드립니다.
엑셀·스프레드시트 연동
지금 쓰는 파일과 시트를 그대로 활용합니다.
정해진 시간에 자동 실행되는 프로그램
매일·매주·매월 알아서 실행됩니다.
웹사이트 연동
웹사이트의 정보를 모으거나 대신 입력합니다.
브라우저 확장 프로그램
크롬·엣지 안에서 바로 쓰는 업무 도구입니다.
이메일·메신저 알림
결과와 이상 신호를 바로 볼 곳으로 알려 드립니다.
문의부터 전달까지, 다섯 단계입니다.
복잡하지 않게, 단계마다 무엇을 하는지 알려 드립니다.
1단계
문의
맡기고 싶은 반복 작업을 알려 주세요.
2단계
상담
어떤 일이 어떻게 반복되는지 확인합니다.
3단계
제안
할 수 있는 범위와 방법을 안내합니다.
4단계
개발
업무에 맞춰 만듭니다.
5단계
전달·사용 안내
전달하고 사용 방법을 안내합니다.
문의하실 때 알려 주시면 좋은 것
- 지금 하고 있는 방법
- 반복되는 빈도
- 사용하는 프로그램
- 원하는 결과 형태